Os 6 princípios do Kanban: como aplicar essa metodologia eficiente
Entenda e visualize seu fluxo de trabalho com os 6 princípios do Kanban.
Publicado em 9 de agosto de 2023
Glossário
Entenda e visualize seu fluxo de trabalho
Compreendendo o fluxo de trabalho
Entender e visualizar o fluxo de trabalho é um dos princípios fundamentais do Kanban. Essa metodologia ágil permite que equipes compreendam de forma clara como as tarefas se movem de uma etapa para outra e identifiquem gargalos ou áreas onde melhorias podem ser feitas. Compreender o fluxo de trabalho é o primeiro passo para implementar o Kanban de forma eficiente e maximizar a produtividade da equipe.
Mapeando as etapas do projeto
Uma maneira de entender e visualizar o fluxo de trabalho é mapear todas as etapas envolvidas na execução de um projeto ou na entrega de um produto. Isso pode ser feito por meio de um quadro Kanban, onde cada etapa é representada por uma coluna. Por exemplo, em um projeto de desenvolvimento de software, as colunas podem ser: “Backlog”, “Em Andamento”, “Revisão” e “Concluído”. Dessa forma, é possível visualizar claramente em qual etapa cada tarefa está e qual o status geral do projeto.
A análise do fluxo de trabalho
Além disso, é importante entender como as tarefas fluem entre as diferentes etapas do processo. Isso pode envolver a identificação de dependências entre as tarefas, a definição de critérios de entrada e saída para cada etapa e a análise dos tempos de ciclo (tempo que uma tarefa leva para percorrer todas as etapas). Com base nessa análise, é possível identificar gargalos e oportunidades de melhoria, visando uma maior eficiência e agilidade na execução do trabalho.
A visualização do fluxo de trabalho
A visualização do fluxo de trabalho também pode ser feita por meio de gráficos ou diagramas, como o diagrama de fluxo de valor. Esse tipo de representação ajuda a identificar os principais processos e atividades envolvidas no trabalho, bem como as interações entre eles. Com essa visualização clara, a equipe pode identificar possíveis desperdícios e tomar medidas para eliminá-los, resultando em uma maior eficiência e qualidade na entrega do produto ou serviço.
A importância do compartilhamento
No contexto do Kanban, entender e visualizar o fluxo de trabalho não se limita apenas à equipe responsável pela execução das tarefas. Também é importante compartilhar essa compreensão com todas as partes interessadas, como clientes, gerentes e outros membros da organização. Isso promove uma maior transparência e alinhamento, permitindo que todos compreendam o progresso do trabalho, os prazos e as restrições existentes.
Limite o trabalho em progresso (WIP)
Um dos princípios fundamentais do Kanban é limitar o trabalho em progresso (WIP). Isso significa que a equipe deve definir um limite máximo de tarefas que podem estar em andamento ao mesmo tempo, a fim de evitar a sobrecarga e maximizar a eficiência e qualidade na entrega do trabalho.
Definindo limites para cada etapa
Uma maneira comum de limitar o trabalho em progresso é definir o número máximo de tarefas permitidas em cada etapa do processo. Por exemplo, se a equipe está trabalhando em um projeto de desenvolvimento de software com as etapas “Análise”, “Desenvolvimento” e “Testes”, pode ser estabelecido um limite de duas tarefas em cada etapa. Isso significa que a equipe pode iniciar uma tarefa de análise somente quando houver um espaço disponível, ou seja, quando uma tarefa for movida para a próxima etapa.
Considerando capacidade e tempo necessário
Ao definir esses limites, é importante considerar a capacidade da equipe e o tempo necessário para concluir cada tipo de tarefa. É preciso encontrar um equilíbrio entre manter a equipe ocupada o suficiente para maximizar a produtividade, mas evitando sobrecarga, retrabalho e gargalos.
Identificando problemas e impedimentos
Além disso, ao limitar o trabalho em progresso, é possível identificar com mais clareza problemas e impedimentos que possam surgir durante o processo. Quando a equipe atinge o limite de tarefas em uma etapa, é um indicativo de que é preciso tomar medidas para resolver os problemas antes de continuar. Isso promove a resolução rápida de problemas e garante que a equipe esteja sempre trabalhando em tarefas prioritárias e de maior valor.
Gerencie explicitamente as políticas de trabalho
Gerenciar explicitamente as políticas de trabalho é outro princípio-chave do Kanban. Isso significa que as regras, procedimentos e critérios para as diferentes etapas do processo devem ser claramente definidos e compartilhados com toda a equipe. Com a gestão explícita das políticas de trabalho, as atividades são realizadas de forma consistente e alinhada, resultando em uma maior eficiência e qualidade na entrega do trabalho.
Documentando as políticas de trabalho
Uma maneira de gerenciar as políticas de trabalho é documentá-las de forma clara e acessível para toda a equipe. Isso pode ser feito por meio de manuais, guias ou documentos que descrevem em detalhes as etapas do processo, os critérios de entrada e saída, os prazos, as responsabilidades e outras informações relevantes. Essa documentação serve como um ponto de referência para a equipe, garantindo que todos estejam alinhados e sigam as mesmas diretrizes.
Revisando e atualizando as políticas de trabalho
Além disso, é importante revisar e atualizar regularmente as políticas de trabalho à medida que a equipe adquire mais experiência e conhecimento. O Kanban promove a melhoria contínua, e essa prática se estende também à gestão das políticas de trabalho. À medida que a equipe identifica oportunidades de aprimoramento, é importante ajustar e atualizar as políticas para refletir as melhores práticas e as necessidades atuais.
Comunicação e compartilhamento de informações
Outro aspecto importante da gestão explícita das políticas de trabalho é a comunicação e o compartilhamento de informações entre a equipe. É fundamental que todos os membros da equipe estejam cientes das políticas e possam contribuir com insights e sugestões para aprimorá-las. Isso promove um ambiente de colaboração, transparência e aprendizado contínuo.
Implemente feedback loops e melhoria contínua
A implementação de feedback loops e a busca por melhoria contínua são aspectos essenciais para o sucesso do Kanban. Essa metodologia ágil incentiva a equipe a buscar constantemente aprimoramentos e a aprender com os resultados obtidos.
Feedback loops para obter informações
Os feedback loops são mecanismos que permitem à equipe obter informações sobre as etapas do processo, o desempenho individual e coletivo, a qualidade das entregas e outras métricas relevantes. Através desses feedbacks, a equipe pode identificar oportunidades de melhoria, corrigir eventuais problemas e tomar medidas para aprimorar seu desempenho.
Formas de implementar feedback loops
Existem diferentes formas de implementar feedback loops no contexto do Kanban. Uma delas é a realização de reuniões regulares de revisão, onde a equipe analisa as entregas realizadas, discute os resultados obtidos e identifica possíveis melhorias. Essas reuniões permitem uma reflexão coletiva sobre o trabalho realizado, incentivando a troca de ideias e o compartilhamento de informações para tomada de decisões fundamentadas.
Utilização de métricas e indicadores
Outra prática comum é a utilização de métricas e indicadores para monitorar o desempenho da equipe e do processo. Essas métricas podem incluir o tempo médio de ciclo, a taxa de entrega de valor, a qualidade das entregas e o nível de satisfação do cliente, entre outros. Ao analisar esses indicadores regularmente, a equipe pode identificar possíveis problemas e oportunidades de melhoria, norteando suas ações futuras.
A busca pela melhoria contínua
Além dos feedback loops, a busca por melhoria contínua é crucial no Kanban. Isso significa que a equipe está sempre empenhada em aprimorar o processo, identificar desperdícios, reduzir retrabalho e buscar formas mais eficientes de trabalho. A melhoria contínua está incorporada no DNA do Kanban, incentivando a equipe a buscar constantemente a excelência.
Conclusão
Os 6 princípios do Kanban são fundamentais para a implementação eficiente dessa metodologia ágil. Ao entender e visualizar o fluxo de trabalho, limitar o trabalho em progresso, gerenciar explicitamente as políticas de trabalho e implementar feedback loops e melhoria contínua, a equipe pode maximizar a sua produtividade, qualidade e eficiência.
Portanto, ao implementar o Kanban, lembre-se desses princípios e adapte-os ao seu contexto específico. Através da compreensão do fluxo de trabalho, do gerenciamento das políticas, do trabalho em progresso e da busca por melhoria contínua, sua equipe estará no caminho certo para alcançar resultados excepcionais.
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